Privacy Policy & GDPR Information
Controller: App Global sp. z o.o., ul. Sikorskiego 30A, 86-300 Grudziądz, Poland, NIP 8762499108, operating the 123 AI brand and website 123ai.center. Privacy contact: 123ai@123ai.center.
1. Scope
This policy explains how App Global sp. z o.o. (“App Global”, “123 AI”, “we”) processes personal data collected through 123ai.center, business inquiries, the Talent Network, and project-related communications.
2. Data we may process
- identity and contact data, such as first name, optional last name, email, optional telephone/WhatsApp, country and city;
- professional and project information, such as native language, languages voluntarily described by you, experience, recording equipment/studio, availability and project-related skills;
- business inquiry data, including company, contact person, business email, country, expected volume, deadline and project description;
- technical and security data, including IP address, browser/user-agent, timestamps and anti-abuse information;
- where a separate project requires it, recordings, voice, speech, audio, images, video, annotations, transcripts, performance data and other project deliverables.
3. Purposes and legal bases
- Business inquiries and pre-contractual steps: responding to requests, evaluating projects and preparing cooperation — Art. 6(1)(b) GDPR where steps are taken at the requester’s initiative and Art. 6(1)(f) GDPR for legitimate B2B communication and business administration.
- Talent applications and current project matching: evaluating an application and taking steps toward potential project cooperation — Art. 6(1)(b) GDPR.
- Future project matching / Talent Network: retaining a profile and contacting the applicant about future opportunities — Art. 6(1)(a) GDPR, based on the applicant’s consent.
- Security and abuse prevention: protecting the website, forms, infrastructure and users from spam, fraud and attacks — Art. 6(1)(f) GDPR.
- Compliance with law, accounting and tax duties: Art. 6(1)(c) GDPR.
- Establishment, exercise or defence of legal claims: Art. 6(1)(f) GDPR and, where relevant, applicable legal provisions.
4. Voice, recordings and AI projects
Submitting the Talent Network form alone does not grant App Global or its clients a licence to use an applicant’s voice, likeness or recordings for AI training. If a person is invited to a project involving audio, voice, image or video, the permitted uses, client access, compensation, territory, duration, sublicensing and any AI/ML/TTS/ASR rights are defined in separate project terms or an agreement presented before participation.
Voice or facial material may constitute personal data. If a project processes biometric data for the purpose of uniquely identifying a person, such processing will only take place where an appropriate legal basis under Article 9 GDPR is available, and any required explicit consent or project-specific notice will be obtained separately.
5. Recipients
Data may be accessed only where necessary by App Global personnel and authorised contractors, IT/hosting/email providers, professional advisers, and — for a specific project — the relevant client, project partner or processor where this is necessary to evaluate, organise or perform the project. Public authorities may receive data where required by law.
6. International transfers
We aim to process data in the EEA where practical. If data must be transferred outside the EEA, we use a lawful transfer mechanism where required, such as an adequacy decision, Standard Contractual Clauses or another mechanism permitted by Chapter V GDPR.
7. Retention
- Talent Network profile: up to 24 months from submission or the last meaningful interaction, unless consent is withdrawn earlier or renewed;
- current project recruitment and pre-contract information: for the duration of the selection/cooperation process and afterwards only where a separate legal basis applies;
- business inquiries: generally up to 24 months after the last meaningful contact, unless a longer period is necessary for a contract, legal obligation or claims;
- technical anti-abuse data: only as long as reasonably necessary for security and incident handling;
- project and contractual data: for the period required by the contract, tax/accounting law and applicable limitation periods.
8. Your rights
Depending on the legal basis and circumstances, you may request access, a copy, rectification, erasure, restriction, portability, or object to processing. Where processing is based on consent, you may withdraw that consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.
You may lodge a complaint with the competent supervisory authority. In Poland this is the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
9. Voluntary provision of data
Providing data in the forms is voluntary, but required fields are necessary for us to handle the request or maintain a Talent Network profile. Please do not submit special-category data, identity documents, criminal-record information or other highly sensitive information unless we expressly request it for a lawful project purpose.
10. Automated decision-making
We do not currently make decisions producing legal or similarly significant effects solely by automated means through these website forms. We may use search, filtering or project-matching tools to help staff identify potentially suitable profiles, with human involvement in project selection.
11. Website storage, cookies and analytics
At launch, 123ai.center does not use advertising or behavioural analytics cookies. The website may store a language preference locally in the browser so the selected EN/PL version remains consistent. Server and form infrastructure may process limited technical data required for security, delivery and anti-abuse purposes.
12. Minors
The Talent Network is intended for persons aged 18 or over. Projects involving minors, if ever offered, will use a separate process and any legally required parental/guardian permissions.
13. Security
We use reasonable technical and organisational measures including encrypted HTTPS connections, access controls, server-side storage of form credentials, anti-abuse controls and restricted access to project information. No internet transmission or storage system can be guaranteed to be completely risk-free.
14. Changes and contact
We may update this policy when our services, processors, technology or legal obligations change. The current version is published on this page. Questions and data-protection requests should be sent to 123ai@123ai.center.
Polityka Prywatności i informacja RODO
1. Administrator danych
Administratorem danych jest App Global sp. z o.o., ul. Sikorskiego 30A, 86-300 Grudziądz, NIP 8762499108, prowadząca markę 123 AI i serwis 123ai.center. Kontakt w sprawach prywatności: 123ai@123ai.center.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, opcjonalne nazwisko, e-mail, opcjonalny telefon/WhatsApp, kraj i miasto;
- informacje zawodowe i projektowe: język ojczysty, dobrowolnie opisane inne języki, doświadczenie, sprzęt/studio nagraniowe, dostępność i umiejętności;
- dane z zapytań firmowych: firma, osoba kontaktowa, e-mail biznesowy, kraj, wolumen, termin i opis projektu;
- dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, user-agent/przeglądarka, znaczniki czasu i informacje antyspamowe;
- w ramach osobnego projektu: nagrania głosu i mowy, audio, zdjęcia, wideo, transkrypcje, anotacje, dane wykonania zadań i inne rezultaty projektu.
3. Cele i podstawy prawne
- Zapytania firmowe i działania przed zawarciem umowy: odpowiedź, analiza projektu i przygotowanie współpracy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działania podejmowane są na żądanie osoby, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie uzasadnionej komunikacji B2B i administracji biznesowej.
- Zgłoszenie do bazy i bieżące projekty: ocena zgłoszenia i działania zmierzające do ewentualnej współpracy projektowej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Przyszłe projekty / Talent Network: przechowywanie profilu i kontakt w sprawie przyszłych projektów — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na podstawie zgody.
- Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom: ochrona strony, formularzy i infrastruktury przed spamem, oszustwami i atakami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obowiązki prawne, księgowe i podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz właściwe przepisy prawa.
4. Głos, nagrania i projekty AI
Samo wysłanie formularza „Dołącz do naszej bazy” nie przekazuje App Global ani jej klientom prawa do wykorzystywania głosu, wizerunku lub nagrań kandydata do trenowania AI. Jeżeli osoba zostanie zaproszona do projektu audio, voice, image lub video, dozwolone sposoby użycia, dostęp klienta, wynagrodzenie, terytorium, okres, sublicencje oraz prawa dotyczące AI/ML/TTS/ASR będą określone w osobnych warunkach projektu lub umowie przedstawionej przed udziałem.
Głos lub wizerunek mogą stanowić dane osobowe. Jeżeli konkretny projekt będzie przetwarzał dane biometryczne w celu jednoznacznej identyfikacji osoby, nastąpi to wyłącznie przy istnieniu odpowiedniej przesłanki z art. 9 RODO, a wymagana wyraźna zgoda lub osobna informacja projektowa zostanie odebrana oddzielnie.
5. Odbiorcy danych
Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie w niezbędnym zakresie upoważnione osoby po stronie App Global, współpracownicy, dostawcy IT/hostingu/poczty, doradcy, a dla konkretnego projektu — właściwy klient, partner projektu lub podmiot przetwarzający, jeżeli jest to konieczne do oceny, organizacji albo realizacji projektu. Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.
6. Przekazywanie poza EOG
W miarę możliwości dane przetwarzamy w EOG. Jeżeli projekt wymaga przekazania danych poza EOG, stosujemy wymagany prawem mechanizm transferu, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO.
7. Okres przechowywania
- profil w Talent Network: do 24 miesięcy od zgłoszenia lub ostatniej istotnej interakcji, chyba że zgoda zostanie wcześniej cofnięta albo odnowiona;
- bieżąca kwalifikacja projektowa i dane przedumowne: przez czas procesu wyboru/współpracy, a później tylko wtedy, gdy istnieje odrębna podstawa prawna;
- zapytania biznesowe: co do zasady do 24 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że dłuższy okres wynika z umowy, obowiązku prawnego lub potrzeby związanej z roszczeniami;
- dane techniczne/antyspamowe: wyłącznie tak długo, jak jest to racjonalnie potrzebne do bezpieczeństwa i obsługi incydentów;
- dane projektowe i umowne: przez okres wynikający z umowy, przepisów podatkowych/księgowych i właściwych terminów przedawnienia.
8. Prawa osoby
W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przysługuje prawo dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu. Gdy podstawą jest zgoda, można ją wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Można wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność danych
Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, jednak pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania albo utrzymywania profilu w Talent Network. Prosimy nie podawać szczególnych kategorii danych, dokumentów tożsamości, danych o karalności ani innych danych wysoce wrażliwych, chyba że zostaną one wyraźnie i zgodnie z prawem wymagane dla konkretnego projektu.
10. Automatyczne decyzje
Formularze na stronie nie podejmują obecnie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Możemy używać wyszukiwania, filtrowania i narzędzi dopasowujących profile do projektów, przy czym wybór do projektu pozostaje z udziałem człowieka.
11. Cookies, local storage i analityka
W chwili uruchomienia 123ai.center nie używa reklamowych ani behawioralnych plików cookie ani zewnętrznej analityki marketingowej. Strona może lokalnie zapamiętać w przeglądarce wybrany język EN/PL. Infrastruktura serwera i formularzy może przetwarzać ograniczone dane techniczne potrzebne do dostarczenia usługi, bezpieczeństwa i ochrony przed nadużyciami.
12. Osoby małoletnie
Talent Network jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 18 lat. Jeżeli w przyszłości pojawi się projekt dla osób małoletnich, zostanie zastosowany osobny proces oraz wymagane prawem zgody rodzica lub opiekuna.
13. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowane połączenia HTTPS, kontrolę dostępu, przechowywanie danych uwierzytelniających formularzy po stronie serwera, mechanizmy antyspamowe oraz ograniczenie dostępu do informacji projektowych. Żaden system internetowy nie może jednak zagwarantować całkowitego braku ryzyka.
14. Zmiany i kontakt
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą usług, dostawców, technologii lub obowiązków prawnych. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie. Pytania i żądania dotyczące danych: 123ai@123ai.center.